Nicole zumpano
6 permite a los profesores ocupados ser más eficientes con las herramientas de Google

A medida que hacemos malabarismos con múltiples roles (educador, padre, voluntario), muchos de nosotros nos encontramos deseando tener más tiempo cada día. Aunque es imposible agregar más horas, hay maneras de usar el tiempo que tenemos de manera más eficiente.

A continuación, se incluyen seis de mis trucos favoritos de flujo de trabajo de Google Drive y Gmail que me ayudan a administrar de manera eficiente mi tiempo como entrenador de tecnología e instructor adjunto.

Documentos y carpetas destacados

Esta sencilla función le permite agregar una estrella a un archivo o carpeta para que pueda acceder fácilmente de nuevo. Esto es útil cuando tiene un documento personal o una carpeta compartida que probablemente usará mucho. Cuando estoy desarrollando planes de estudio o trabajando en documentos compartidos, agrego una estrella a cada uno de estos para que pueda navegar fácilmente entre proyectos. Cuando termine o el proyecto concluya, quito la estrella y archivo el documento de manera adecuada.

¿Cómo hacerlo?: Seleccione el documento, haga clic derecho y seleccione "agregar estrella" en el menú desplegable. Si desea iniciar una carpeta, haga clic derecho en la carpeta en el panel izquierdo. Para ver sus documentos destacados, haga clic en la opción de menú "Destacados" en el panel izquierdo debajo del botón azul "Nuevo".

Ver un tutorial paso a paso aquí.

Forzar copia / vista previa

Los educadores tienden a ser generosos al compartir documentos para que otros puedan usarlos. Si desea compartir documentos pero desea mantener sus originales intactos, la opción "forzar copia" requiere que los destinatarios realicen una copia para que el original no pueda ser modificado.

¿Cómo hacerlo?: Reemplace la palabra "editar" con la palabra "copiar" en la URL antes de compartir el documento. Si se encuentra en el extremo receptor de la copia forzada, pero desea ver el documento antes de decidir guardarlo, puede cambiar la palabra "copiar" en la URL a la palabra "vista previa". Esto le permitirá ver el aspecto del documento antes de decidir copiarlo. Ver un tutorial paso a paso aquí.

Creación de filtros de correo electrónico

Todos hemos estado en una situación en la que un correo electrónico importante se desvió automáticamente a una carpeta de correo no deseado. Esto puede llevar no solo a la vergüenza, sino también a la ineficiencia. Para evitar esto, puede crear un filtro para que una dirección de correo electrónico en particular nunca se envíe a la carpeta de correo no deseado. Los filtros también le permiten configurar respuestas automáticas enlatadas, enviar correos electrónicos particulares directamente a archivos y mucho más.

¿Cómo hacerlo?: Inicie sesión en Gmail. Haga clic en el engranaje debajo de su nombre de usuario y haga clic en "configuración". Desde allí, seleccione la pestaña que dice "Filtros y direcciones bloqueadas". Verá "Crear un nuevo filtro". Vea un tutorial paso a paso aquí.

Múltiples perfiles en cromo.

Una de las universidades a las que adjunto utiliza G Suite for Education y mi cuenta de Chrome de la universidad tiene marcadores, accesos directos, extensiones y archivos destacados que deseo mantener separados de mi cuenta personal. Si estoy en mi cuenta personal y quiero ver o editar algunos de los archivos del curso para mi clase, puedo hacerlo rápidamente al tener múltiples perfiles en el navegador Chrome, lo que me permite alternar fácilmente entre cuentas.

Esta también es una buena opción si tiene niños en casa que usan su computadora o computadora portátil. Pídales que creen sus propios perfiles para que pueda mantener su trabajo / marcadores / extensiones por separado.

¿Cómo hacerlo?: Inicie sesión en Chrome (haga clic en el botón cerca de la esquina superior derecha que tiene su nombre o imagen). Haga clic en "Agregar cuenta", que lo llevará a la página de inicio de sesión de Google. Ver un tutorial paso a paso. aquí.

Correos electrónicos de "Respuesta de"

Debido a que soy adjunto a tres universidades en diferentes épocas del año, me gusta que mi correo electrónico de la universidad se reenvíe a mi cuenta privada para que no pierda ningún mensaje importante entre los cursos. Pero si necesito responder de inmediato, no quiero tener que desconectarme de mi cuenta personal e iniciar sesión en mi cuenta de la universidad para responder. Resuelvo esto agregando las cuentas de correo electrónico de mi universidad a mi cuenta personal de Gmail.  

Cuando hago clic en "responder", aparece un menú desplegable junto a mi dirección "desde" donde puedo seleccionar la cuenta para responder. El receptor ve mi respuesta desde mi cuenta de la universidad y no sabe que fue enviada a través de mi Gmail personal.

¿Cómo hacerlo?: Inicia sesión en Gmail. Haga clic en el engranaje debajo de su nombre de usuario y haga clic en "configuración". Desde allí, haga clic en la pestaña que dice "Cuentas" para agregar otros correos electrónicos. Ver un tutorial paso a paso. aquí.

Carpeta de carga / descarga

Dos veces al año descargo todos mis archivos y carpetas de trabajo de Google Drive en mi computadora y los subo a mi cuenta personal de Google Drive. Esto me permite guardar copias de seguridad de todos los documentos que cree en caso de que deje a mi empleador actual o no tenga acceso fuera de nuestra red. Solo duplico documentos personales que he creado.

¿Cómo hacerlo?: Inicie sesión en su cuenta de Google Drive del trabajo, vea sus archivos en la vista de lista y haga clic en el primer archivo. Mantenga presionada la tecla Mayús y seleccione el último archivo para que haya seleccionado todo. A continuación, haga clic derecho y seleccione "descargar". Varios archivos se descargarán como un archivo zip. A continuación, cierre sesión en esta cuenta e inicie sesión en su Google Drive personal. Haga clic en el botón azul "Nuevo" y seleccione "cargar carpeta". Se le pedirá que seleccione un archivo / carpeta de su computadora. Seleccione la carpeta zip y haga clic en "abrir" y se cargará a su cuenta de Drive personal. Ver un tutorial paso a paso. aquí:

Estos pequeños consejos y trucos no solo mejoran el flujo de trabajo sino que también le ahorran tiempo. Para ver mi lista completa de sugerencias y trucos de flujo de trabajo de Google, que incluyen páginas de tutoriales para cada sugerencia / truco, visite mi blog.  

Nicole M. Zumpano es maestra certificada por la Junta Nacional y entrenadora de tecnología en una escuela pública de Chicago, así como instructora adjunta en tres universidades. Tiene una maestría en tecnología de instrucción y administración y supervisión y es la ex presidenta inmediata de Illinois Computing Educators, una afiliada de ISTE. Nicole es copresidenta de carteles de # ISTE18. Leer su blog y síguela en Twitter @nmzumpano. 

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